Не игнорируйте мощь клавиши F9 в Microsoft Excel

Составьте краткое изложение этой истории. Вот краткое изложение содержания истории, основанное на фактах: Вот упрощенная версия содержания истории: Вот беззаботный взгляд на содержание истории: Исследуйте другую точку зрения: Покажите мне факты Объясните это так, будто мне 5 лет Дайте мне беззаботный пересказ

В Microsoft Excel так много сочетаний клавиш, что иногда бывает трудно запомнить самые полезные. Одной из самых упускаемых из виду является F9, которая дает вам больше контроля над расчетами формул на ваших листах.

Сочетания клавиш в этой статье применимы к компьютерам Windows. Сочетания клавиш Mac часто следуют тому же принципу, хотя клавиша Alt на клавиатуре Windows часто заменяется клавишей Options на клавиатуре Mac, а клавиша Ctrl может быть заменена клавишей Cmd. На всех клавиатурах вам, возможно, придется активировать блокировку функций, чтобы функциональные клавиши работали как положено.

Пересчет формул в режиме ручного расчета

По умолчанию Excel автоматически вычисляет формулы, как только вносятся изменения, влияющие на результаты. Однако вы можете отключить автоматические вычисления, выбрав «Вручную» в раскрывающемся меню «Параметры расчета», которое находится на вкладке «Формулы» на ленте.

Режим ручного расчета полезен, если у вас большой набор данных, содержащий множество формул, поскольку он не позволяет Excel постоянно выполнять большое количество вычислений одновременно. В результате вы с меньшей вероятностью столкнетесь с провалами в производительности вашей электронной таблицы.

В этом режиме ячейки, которые не были пересчитаны для приведения в соответствие с изменениями в данных, переформатируются с помощью зачеркивания (также известного как устаревшее значение), чтобы напомнить вам, что информация в этих ячейках не синхронизирована.

На этом этапе вы можете использовать одно из нескольких сочетаний клавиш, связанных с клавишей F9, для запуска перерасчетов:

Поскольку последние два сочетания клавиш в таблице выше запускают жесткий пересчет по всем рабочим листам во всех открытых рабочих книгах, эти операции могут занять некоторое время (или, в худшем случае, привести к полной остановке Excel), если вы имеете дело с большими наборами данных, содержащими множество формул в нескольких рабочих книгах одновременно.

Отладка сложных формул

Существуют различные способы просмотра и отладки формул в Excel.

Например, вы можете нажать Ctrl+` (клавиша с гравировкой), чтобы отобразить все формулы, используемые в каждой ячейке. Хотя это полезно, если вы можете быстро просмотреть формулу и вручную обнаружить любые ошибки, это не определяет напрямую никаких проблем. Кроме того, замена всех вычисленных значений формулами может сделать электронную таблицу загроможденной и трудночитаемой.

Вы также можете использовать инструмент Excel «Оценить формулу» (Alt > M > V), который, как следует из его названия, разбивает формулу на отдельные компоненты, чтобы вы могли изучить их по одному. Однако этот инструмент позволяет оценивать формулы только слева направо, и вы не можете вносить изменения непосредственно в диалоговом окне «Оценить формулу». Более того, этот инструмент может помечать ложные ошибки, тем самым создавая больше проблем, чем решая.

Однако менее известным методом просмотра формул является клавиша F9, которая решает указанные выше проблемы, позволяя вам выбирать, какую формулу оценивать, вручную оценивать каждую часть формулы в любом порядке и указывать, какая часть приводит к ошибке.

В этом примере представьте, что вы создали набор данных в ячейках A1 — F11 и хотите использовать таблицу поиска в ячейках H1 — I4 для извлечения ключевой информации. Вы использовали комбинацию INDEX-MATCH-MATCH для генерации результата в ячейке I4, но в данный момент она возвращает ошибку #N/A:

=INDEX(B2:F11,MATCH(I2,A2:F11,0),MATCH(I3,B1:F1,0))

Чтобы отладить эту формулу, выберите ячейку I4 и нажмите F2, чтобы войти в режим редактирования. Теперь вы можете выбрать любую часть формулы — либо с помощью мыши, либо нажав клавиши Shift+стрелка — чтобы оценить ее.

Сначала выберите последний аргумент в формуле — ПОИСКПОЗ(I3,B1:F1,0).

Затем нажмите F9, чтобы увидеть, что эта часть формулы вернет, когда вы нажмете Enter. Вы ожидаете, что это вернет 2, потому что Cost — это вторая мера в строке 1.

Поскольку эта часть формулы вернула то, что вы ожидали, вы знаете, что это не является причиной проблемы.

Однако вы не хотите, чтобы это значение было жестко закодировано в вашей формуле, поскольку вы хотите, чтобы поиск изменялся в зависимости от выбора меры в ячейке I3. Поэтому нажмите Ctrl+Z, чтобы вернуть формулу к ее исходному виду. Нажатие Esc также отменяет преобразование F9, хотя вам нужно будет снова нажать F2, чтобы вернуться в режим редактирования.

Далее выберите предпоследний аргумент — MATCH(I2,A2:F11,0) — и нажмите F9, чтобы оценить его. Это должно вернуть 6, поскольку 2020 — шестой год в столбце A.

Однако он возвращает ошибку #N/A, поэтому вы знаете, что эта часть формулы вызывает проблему. Это означает, что вы можете сосредоточить свое внимание на первом аргументе MATCH и выяснить, почему он возвращает ошибку.

Для этого сначала нажмите Ctrl+Z, чтобы вернуть формулу в ее первоначальный вид. После этого вы заметите, что массив поиска ссылается на ячейки A2–F11, хотя на самом деле он должен ссылаться только на ячейки A2–A11. Поэтому измените формулу соответствующим образом.

Затем снова выберите эту часть формулы и нажмите клавишу F9, чтобы убедиться, что она возвращает ожидаемый результат.

Убедившись в этом, нажмите Ctrl+Z, чтобы вернуть формулу в исходное состояние, и нажмите Enter, чтобы увидеть новый результат:

=INDEX(B2:F11,MATCH(I2,A2:A11,0),MATCH(I3,B1:F1,0))

Сворачивание окна Excel

Нажатие сочетания клавиш Ctrl+F9 сворачивает окно Excel, то есть рабочая книга временно скрывается, но не закрывается полностью.

Это удобный ярлык, если в вашей таблице есть конфиденциальная информация, и вы хотите быстро скрыть ее от других людей. Это также полезный способ перехода на рабочий стол с помощью только клавиатуры, если Excel — единственная открытая вами программа.

Чтобы восстановить окно Excel после его минимизации, удерживайте клавишу Alt, а затем нажимайте клавишу Tab, пока не будет выбрано окно Excel. Затем отпустите клавиши, чтобы продолжить работу с таблицей.

F9 — не единственная комбинация клавиш Microsoft Excel, которая может сэкономить вам время. Например, F1 отображает панель задач Excel Help, Ctrl+F1 показывает или скрывает ленту, Alt+F1 создает диаграмму выбранных данных, а Alt+Shift+F1 вставляет новый лист. С другой стороны, F4 в Excel позволяет переключаться между типами ссылок, повторять последнее действие, повторять поисковый запрос и закрывать активную книгу или окно Excel.