Документы Google — отличный инструмент для совместной работы, поскольку он позволяет нескольким людям одновременно редактировать и работать над одним документом, не теряя при этом сведений о том, кто’ что делает. Если вы или ваша организация используете Google Docs, знание того, кто в команде просматривал какой документ и когда, может быть полезной информацией. От обеспечения того, чтобы все прочитали проект, положения и условия, вашу последнюю заявку, политики и процедуры или какой-либо другой важный документ, чтобы иметь возможность видеть, кто, что и когда сделал, имеет важное значение.
До недавнего времени вы не могли видеть, кто просматривал ваши Документы Google. Вы могли видеть, кто его редактировал, но не видели, кто его только что прочитал. Если они не сохраняли, не редактировали и не оставляли комментарии, вы понятия не имели, читал ли конкретный человек последнюю версию документа вообще. Кроме того, поскольку вы можете предоставить общий доступ к Документам Google с правами только на чтение, вы можете предоставить доступ к документу некоторым людям с намерением просмотреть документ, но не вносить какие-либо изменения.
Текущие версии Документов Google позволяют настраивать параметры, чтобы вы могли видеть, кто просматривал ваши Документы Google. Давайте посмотрим, как вы можете сделать это самостоятельно.
Мониторинг активности G Suite
G Suite обычно используется организациями, в которых важна совместная работа. Если вы регулярно используете G Suite для совместной работы с другими пользователями, вы можете использовать Мониторинг активности, чтобы просмотреть историю просмотров любого файла Документов Google.
Для этого выполните следующие действия:
- < li id="step1">Откройте файл Google Sheet
- Нажмите значок со стрелкой вверху справа или перейдите в раскрывающееся меню Инструменты
< img src="/wp-content/uploads/2022/09/62de972b8bb86b3ccb0f4e5625fad3e1.png" />
- Откройте панель активности
- Нажмите Все зрители для вкладки вашей организации
Этот процесс позволит вам отслеживать просмотры в документе, включая дату и время последнего просмотра для каждого зрителя.
Если вы не видите параметр «Мониторинг активности» в своем Документе Google, это, вероятно, означает, что вы вошли в бесплатную версию Документов Google или, скорее, в личный аккаунт. чем версия G Suite.
Тенденции просмотров и комментариев
В дополнение к тому, кто просматривал ваши Документы Google, Монитор активности также позволяет вам видеть тенденции, когда люди просматривали или комментировали ваш документ.
Тенденция просмотров: показывает вам панель диаграмма количества уникальных зрителей за любой период времени, который вы выберете, от 7 дней до всего времени.
Тренд комментариев. Показывает гистограммы тренда комментариев за любой промежуток времени от 7 дней до всего времени.
Отключить историю просмотра в Документах Google
Если по какой-либо причине вы хотите Чтобы отключить историю просмотров документа, вы также можете сделать это, выполнив следующие простые действия:
- Откройте Google Sheet
- Нажмите на восходящую стрелкув верхней правой части документа или выберите Инструменты в раскрывающемся меню
- Откройте панель действий
- Выберите Настройки конфиденциальности.
- Под Настройки документа, отключите параметр Показывать историю просмотров этого документа.
Эта опция также доступна в персональной или бесплатной версии Google Docs. Если вы работаете над документом, но не хотите, чтобы ваши соавторы знали об этом, пока вы не будете готовы поделиться своими окончательными версиями, вы можете отключить историю просмотров.
- Для начала откройте Google Таблицы и нажмите Настройки.
- Меню Настройки позволяет отключить историю просмотров с помощью <Настройки панели действий. Переключив этот параметр в положение Выкл, нажмите ОК, чтобы сохранить изменения.
Как узнать, кто внес изменения в ваш документ Google
Контроль версий очень важен, особенно если вы работаете в регулируемой отрасли. Контроль версий — это то, с чем в Google Docs хорошо справлялись некоторое время. Документы покажут, кто редактировал документ, сохранял его или поделился им. На самом деле это работает не только с G Suite, но и с личными Документами Google.
Если вас интересует контроль версий или вы хотите убедиться, что никто не вносил изменения, которые не должны были вноситься без блокировки файла, вы можете узнать это, выполнив следующие действия:
- Откройте таблицу Google, которую вы хотите отслеживать.
- Выберите Файл и История версий
- Выберите Просмотреть историю версий
- В правой части экрана должно появиться окно, показывающее каждое сохранение и редактирование рассматриваемого документа.
В этом окне у вас также должна быть возможность просмотреть предыдущую версию документа до внесения изменений.
Это важно для контроля версий, поскольку у вас есть контрольный журнал того, какие изменения были сделаны, когда они были сделаны и кем. Это также полезно, если вы внесли какие-то изменения, засыпаете, передумали и хотите отменить их.
Как узнать, кто поделился вашим документом Google
Вы можете также узнайте, кто и когда поделился вашим документом Google. Вы также можете просмотреть настройки общего доступа, чтобы лучше управлять доступом к своему документу.
- Перейдите на drive.google.com
< br>
- Нажмите Мой диск. слева
- Нажмите маленькую кнопку i на в правом верхнем углу
- Теперь нажмите Активность
- Либо щелкните каждый файл или папку по отдельности, либо просмотрите полосу прокрутки справа от экрана. Это покажет вам, кто поделился вашим документом.
< p>Вы также можете проверить документ, выбрав «Поделиться». Имена людей появятся во всплывающем окне. Если людей несколько, выберите имя, и появится список всех имен.
Заключительные мысли
Ваши возможности определять, кто просматривал, делился и редактировал ваши документы, ограничены. если у вас нет доступа к учетной записи G Suite; тем не менее, есть еще способы получить некоторую основную информацию.
Следуя шагам, описанным в этом руководстве, вы сможете быстро и легко узнать, кто просматривал, редактировал или каким-либо образом изменял ваш документ Google Docs. У вас есть какие-либо вопросы, опыт или советы, связанные с просмотром активности в ваших документах Google? Оставьте комментарий в разделе ниже.
class=»comment-reply-title»>
