Хотя большинство организаций собирают данные для принятия решений, они часто попадают в Excel в неорганизованном формате. По этой причине может быть сложно понять взаимосвязи, закономерности и тенденции в данных.
К счастью, в Excel можно делать разные вещи, например добавлять таблицы и округлять ячейки. , но как вы сортируете данные? Если вы никогда не использовали Excel для этой цели, вы попали по адресу. В этой статье объясняется, как сортировать данные в Excel, будь то в группе или во всей электронной таблице.
Что нужно знать о сортировке данных в Excel
Для успешной сортировки данных в Excel необходимо подготовить электронную таблицу различными способами. Сначала следует удалить пустые ячейки, поскольку Excel будет их сортировать, влияя на итоги и другие сформулированные элементы.
Далее данные в столбцах должны быть одного типа. Например, если столбец содержит даты, никакая другая форма данных, например текст или числа, не должна находиться в диапазоне ячеек, иначе сортировка не удастся.
Кроме того, вы можете проверить и удалить дубликаты в Excel перед сортировкой каких-либо ячеек или столбцов, чтобы убедиться, что после сортировки все не пойдет не так.
Наконец, очень важно иметь резервное копирование данных на случай, если во время процесса что-то пойдет не так.
Сортировка данных в алфавитном порядке в Excel
< /p>
Если у вас есть простой столбец, который нужно отсортировать по алфавиту, вы можете выделить ячейки и выбрать параметры сортировки. Однако Excel сортирует только выбранные ячейки, что может испортить всю таблицу.
Если приведенный выше вариант вам подходит, это здорово. Если это не так, у вас есть два варианта:
- Для таблиц с разрывами между строками или несколькими заголовками в одном столбце выберите ячейки столбца, которые вы хотите отсортировать (внутри выбранного столбца), включая все связанные строки, а затем выберите параметры сортировки.
- Для больших таблиц без пробелов между строками, вы можете выбрать всю таблицу (полезно, если включены заголовки), указать столбец для сортировки, а затем выбрать параметры сортировки.
Оба варианта сортировки Excel, приведенные выше, перемещают все данные строк вместе с отсортированными данными столбцов, чтобы сохранить все связи на месте. Вот как можно сделать и то, и другое.
Как отсортировать раздел данных по алфавиту в Excel
- Чтобы отсортировать столбец внутри раздела, выделите все строки и столбцы, содержащие данные столбца, которые вы хотите отсортировать. Не выбирайте заголовки.
- Выберите вкладку Данные в строке меню, чтобы открыть соответствующую ленту под ней.
- Выберите Сортировать чтобы открыть диалоговое меню сортировки. Не используйте “AZ” или “ZA” поскольку они используют текущие установленные параметры из меню Сортировка , что может все испортить.
- Снимите флажок Мои данные имеют заголовки, если нет. уже сделано.
- Выберите столбец сортировки из раскрывающегося списка Столбец.
- Выберите Значения ячеек из >Сортировать по раскрывающемуся списку.
- Нажмите от A до Z или от Z до A в качестве метода сортировки из “Порядок” выпадающий список. Ячейки с буквами и цифрами будут отсортированы слева направо.
- Нажмите ОК, чтобы сохранить настройки сортировки.
- Excel будет теперь отобразите результаты, отсортированные по алфавиту. Строка данных каждого столбца также перемещается вместе с отсортированными ячейками.
Как отсортировать столбец данных по алфавиту в Excel
В отличие от сортировки раздела данных, сортировка столбца требует выбора всей таблицы. Если вы выберете столбец, будут перемещены только эти данные, что зашифрует всю электронную таблицу. Если у вас более одного заголовка в столбце, вы должны использовать описанный выше процесс сортировки разделов. После выбора всего листа вы можете выбрать столбец для сортировки и все другие параметры сортировки, выполнив действия, описанные ниже.
- Откройте электронную таблицу и нажмите Кнопка «Выбрать все» в верхнем левом углу листа, чуть ниже поля «Имя».
- Выберите Сортировать чтобы открыть сортировку диалоговое меню. Не нажимайте “AZ” или “ZA” на ленте, поскольку они реагируют на текущие настройки, указанные в меню Сортировка. Это может все испортить.
<ли >Установите флажок Мои данные имеют заголовки в диалоговом окне «Сортировка», поскольку все заголовки были выбраны. Обратите внимание, что в каждом столбце может быть только один заголовок. В противном случае вам придется сортировать по разделам, используя описанный выше процесс.
- Выберите столбец сортировки из Столбца. выпадающий список. Вместо букв столбцов должны отображаться имена заголовков.
- Выберите Значения ячеек в раскрывающемся списке Сортировать по
Что нужно знать о числовой или хронологической сортировке данных в Excel
Числовая или хронологическая сортировка данных мало чем отличается от сортировки по алфавиту, но у вас есть другие варианты сортировки. Excel идентифицирует данные в ячейках и представляет варианты сортировки на основе этих критериев. Как и в случае со всеми параметрами сортировки, удаляйте пустые ячейки и строки в документе Excel, иначе это повлияет на отсортированные результаты.
Даты дадут вам возможность «от самого старого до самого нового». и “От новых к самым старым” стихи «От А до Я»; и “От Z до A.” Числа дадут вам соотношение «от наименьшего к наибольшему». и “Самый большой” до наименьшего.”
В зависимости от того, нужно ли вам отсортировать раздел в числовом/хронологическом порядке или весь столбец, ознакомьтесь с приведенными ниже процессами.< /p>
Как отсортировать раздел данных в числовом/хронологическом порядке в Excel
Сортировка раздела данных в хронологическом порядке (т. е. по датам) или числовом виде (т. е. по числам) аналогична их сортировке по алфавиту, за исключением того, что параметры сортировки отличаются.
- Чтобы отсортируйте раздел столбца в числовом/хронологическом порядке внутри раздела данных, выберите строки, содержащие данные столбца, которые вы хотите отсортировать, но не выбирайте заголовки.
- Нажмите ДанныеВкладка находится в строке меню. Это действие открывает соответствующую ленту с опциями под ним.
- Выберите Сортировать, чтобы открыть диалоговое меню сортировки. Не нажимайте “AZ” или “ZA” на ленте, поскольку они реагируют на текущие настройки, указанные в меню Сортировка. Это может все испортить.
- Снимите флажок Мои данные имеют заголовки , если это еще не было сделано с тех пор вы не выбрали заголовки на предыдущих шагах. Это более чистый способ сортировки.
- Выберите столбец сортировки из раскрывающегося списка Столбец
- Выберите Значения ячеекиз раскрывающегося списка Сортировать по.
- Выберите От самых старых к самым новым или От самых новых к самым старым в качестве варианта сортировки: раскрывающийся список Порядок.
- Нажмите ОК чтобы сохранить настройки сортировки. Вы увидите столбец раздела, отсортированный в хронологическом или числовом порядке. Все строки должны отображаться с соответствующими ячейками столбцов.
Как отсортировать несколько столбцов в Excel
Иногда вам может потребоваться несколько критериев сортировки, чтобы сделать данные более интерпретируемыми. Однако сортировка нескольких столбцов может привести к неправильному перестановке данных в зависимости от макета вашей таблицы.
Множественная сортировка должна основываться на первичной сортировке, за которой следует точный порядок сортировки, например «Дата покупки». за которым следует “Категория продукта” за которым следует “Раздел отдела”
Приведенный выше пример означает, что Excel сначала выполняет сортировку по датам покупки, а затем по категориям продуктов в пределах каждой связанной даты покупки. На этом этапе вы увидите все категории приобретенных товаров, перечисленные в хронологическом порядке под каждой датой.
Суть в том, что Excel сортирует данные в соответствии с установленным вами порядком, поэтому он сортирует данные по “Дата покупки” сначала столбец, а затем “Категории продуктов” столбец внутри каждой даты.
В любом случае лучше всего скопировать электронную таблицу, работать с дубликатом для сравнения и защитить исходные данные от повреждения.
< p>
- Откройте соответствующую электронную таблицу и выберите любую ячейку, затем перейдите к строке меню вверху и нажмите Данные вкладка.
< ли >Выберите Сортировка в строке меню вверху, чтобы открыть диалоговое окно сортировки.
- Чтобы отсортируйте раздел столбца в числовом/хронологическом порядке внутри раздела данных, выберите строки, содержащие данные столбца, которые вы хотите отсортировать, но не выбирайте заголовки.
- Перейдите в раздел Столбец в диалоговом окне. и нажмите раскрывающееся меню Сортировать по. Выберите основной столбец сортировки.
- Выберите раскрывающийся список Сортировать по и выберите Значения ячеек.
<ли >Нажмите раскрывающийся список Порядок и выберите критерии сортировки, которые вы хотите использовать. - Перейдите в левый верхний угол и выберите Добавить уровень.  ;При этом добавляется новый раздел сортировки.
- В разделе «Столбец» нажмите раскрывающийся список Затем по и выберите следующий столбец, который вы хотите отсортировать. Это будет дополнительная функция сортировки, которая выполняет сортировку внутри первой.
- Нажмите раскрывающиеся списки Сортировать по и Порядок и выберите предпочтительные критерии.
<ли >Нажмите вкладку Данные в строке меню, чтобы открыть соответствующую ленту с параметрами под ней.
Помните, что столбец, который вы выбираете первым, становится первичным ключом сортировки. Вторая сортировка фильтрует внутри первой, а третья фильтрует внутри второй. Если сортировка второго или третьего столбца противоречит критериям, которые вы установили для первого столбца, он останется несортированным.
Как сортировать Данные в произвольном порядке в Excel
Возможно, вы захотите отсортировать данные, используя параметр, не указанный в Excel по умолчанию, например сортировку по Мелкому, Средний, Большой и Сверхбольшой. При сортировке по алфавиту они располагаются в неправильном порядке, а числовая/хронологическая сортировка неприменима. В этом случае вы можете создать собственный порядок сортировки.
- Откройте таблицу с данными, которые вы хотите отсортировать.
- Перейдите на панель инструментов вверху и выберите Данные.
- Выберите параметр Сортировка в строке меню.
- Перейдите в “Столбец” раздел Сортировать по и выберите основной столбец сортировки.
- В раскрывающемся списке Сортировать по выберите Ячейка Значения для сортировки по содержимому.
- Нажмите раскрывающийся список Порядок, затем выберите A, чтобы От Z или От Z до A в качестве критериев сортировки.
- Чтобы добавить вторичную сортировку, нажмите кнопку Добавить уровень .
- Выполните предыдущие шаги сортировки: установите параметры Сортировать по, Сортировать по и Порядку, затем нажмите ОК.
Как отсортировать строку в Excel
Основная структура Excel организует данные в столбцы. Однако иногда ваши данные могут иметь горизонтальную структуру, где каждая строка содержит отдельный атрибут набора данных. В этом случае логичным способом организации данных является сортировка строк.
Вот как это делается:
- Открыв в электронной таблице Excel данные, которые вы хотите отсортировать, нажмите курсор на первую ячейку строки, которую вы хотите отсортировать, и перетащите ее, чтобы выбрать все ячейки с данными.
<ли >Перейдите на панель навигации вверху и нажмите Данные. option. - Нажмите кнопку Сортировка , чтобы открыть диалоговое окно с параметрами сортировки.
- Выберите Параметры в правом верхнем углу диалогового окна.
- Во всплывающем окне «Параметры сортировки» выберите Сортировать слева направо и нажмите ОК. >.
- Выберите Строка 1 или Строка 2< /strong> или любую строку, которую вы хотите отсортировать, и нажмите кнопку ОК . Данные будут автоматически отсортированы.
<ли >Перейдите в раздел Сортировать по и откройте раскрывающееся меню.
Сортировать Ваша электронная таблица
Несортированные данные никогда не имеют смысла. Хуже того, их организация вручную может занять время и привести к человеческим ошибкам. С помощью Excel вы можете сортировать данные в любом формате и задавать собственные критерии.
Далее вы также можете узнать, как использовать VLOOKUP в Excel для поиска нужных данных.
Далее вы можете узнать, как использовать VLOOKUP в Excel для поиска нужных данных.
p>
Похожие сообщения
Как изменить ось X в Excel 
Как автоматически нумеровать строки в Excel 
Лучшие шаблоны для отслеживания личных расходов в Excel 
Как автозаполнять ячейки в Excel 
Как рассчитать процентное изменение в Excel 
Как использовать текущую дату в Excel 
Отказ от ответственности: некоторые страницы этого сайта могут содержать партнерскую ссылку. Это никоим образом не влияет на нашу редакционную статью.
Вам также может понравиться 
Как вставить несколько строк в Excel
Ли Стэнтон, 16 января 2024 г.
Ли Стэнтон 13 января 2024 г.
Отправить кому-либо
На адрес электронной почты От имени Пожалуйста, включите JavaScript для отправки эту форму.
Отправьте
Отсутствующее устройство
Пожалуйста, включите JavaScript, чтобы отправить эту форму.
< /п>
